CALL FOR BACKEND DEVELOPMENT PROPOSAL 

Unduh Lampiran Disini

A. Pendahuluan

PeaceGeneration Indonesia (Peacegen) merupakan organisasi non-profit yang bergerak di bidang pendidikan perdamaian. Kami berfokus pada pengembangan pelatihan perdamaian, media pembelajaran perdamaian, dan kegiatan kampanye serta aktivasi konten perdamaian. Kami berkomitmen untuk menyebarkan perdamaian dengan cara-cara yang playful melalui berbagai media kreatif.

Knowledge Hub (KHUB) adalah salah satu program yang tengah digarap oleh Peacegen. Saat ini, kami sedang membangun sebuah platform dan tengah membuka penawaran terbuka untuk berbagai vendor berpengalaman khususnya di bidang Backend Development.

Adapun tujuan yang ingin dicapai dalam program ini adalah meningkatkan pemahaman masyarakat umum, para ahli, dan juga pembuat kebijakan dalam isu pencegahan ekstremisme kekerasan. K-HUB diproyeksikan agar dapat menjadi sebuah hub untuk berbagi pengetahuan, gagasan, produk keilmuan, dan produk komunikasi yang berkaitan dengan isu PVE dan pemetaan pelaksanaan program yang dilakukan oleh organisasi sejenis.

 

B. Syarat dan Ketentuan

a. Informasi Umum

Activity Title
(Judul Aktivitas) 
Call for Proposal: Backend Development

 

No. Tender E.0130/AN/PeaceGen/V/2020
Duration
(Durasi Pengerjaan)
18 Pekan
Contract Type
(Tipe Kontrak)
Vendor Agreement
Proposal Submission

(Pengajuan Proposal)

Tanggal akhir pengajuan proposal pada Senin, 25 Mei 2020 – 18:00 WIB

Proposal harus dikirim melalui email ke alamat dibawah ini:
jawad@peacegen.id; ana@peacegen.id CC: dewi@peacegen.id; intan@peacegen.id;

Catatan: Proposal Fisik (Hard File) tidak akan diterima.

Pretender Briefing*
(Pengarahan Sebelum Penawaran)
Rabu, 13 Mei 2020 – 13.00 s/d 15.00 WIB

Catatan:

  • Setiap vendor yang akan ikut serta penawaran terbuka dianjurkan untuk mengikuti pretender briefing, agar proposal yang dibuat sesuai dengan yang diharapkan.
  • Pendaftaran untuk mengikuti pretender briefing dilaksanakan dari 11 Mei 2020 – 12 Mei 2020, pihak vendor bisa  melakukan konfirmasi keikutsertaan ke email intan@peacegen.id
  • Bagi vendor yang tidak sempat mengikuti pretender briefing maka bisa cek catatan pertemuan Pretender Briefing yang akan tersedia di situs web dan media sosial Peacegen pada tanggal 15 Mei 2020.

*Kegiatan Pretender Briefing sudah selesai dilaksanakan, berikut tautan untuk dapat mengunduh dokumennya:

  1. Unduh TOR (Term of Reference)
  2. Unduh Presentasi (Slide Presentation)
  3. Unduh Notula (Minutes of Meeting)
Interview and  Presentations
(Wawancara dan Presentasi)
Kamis, 28 Mei 2020 – 09.00 s/d 15.00

Catatan: Hanya Vendor terpilih yang akan diundang

Minimum Requirements
(Persyaratan Minimum)
Persyaratan minimum:

  1. Persyaratan Dokumen Administratif
  2. Proposal Teknis
  3. Proposal Keuangan

Catatan:

  • Jika salah satu dari dokumentasi di atas tidak lengkap, maka vendor akan dianggap mengundurkan diri dan/atau tidak akan diterima
  • Ukuran file maksimum lampiran email adalah 25MB dalam format PDF
File Requirement
(Persyaratan Dokumen)
Persyaratan dokumen harus melingkupi:

  1. Konsistensi penulisan nama perusahaan/vendor
  2. Membuat proposal yang mencakup tekhis dan keuangan dalam Bahasa Indonesia
  3. Mencantumkan nama vendor dalam setiap dokumen yang diunggah dengan format: [KHUB] Nama Perusahaan – Judul Dokumen (Contoh: [KHUB] Vendor ABC-Proposal Teknis)
Assessment
(Penilaian)
Penilaian dilakukan secara keseluruhan terutama aspek Value for Money dengan mempertimbangkan:

  1. Penilaian Teknis
  2. Penilaian Harga
  3. Berbagai hal yang dianggap relevan oleh PeaceGeneration Indonesia
Limititation
(Limitisasi)
Penilaian akan dilakukan oleh PeaceGeneration Indonesia dengan vendor terpilih sebelum penandatanganan kontrak. Komunikasi selain yang sudah dijelaskan dan tertera pada dokumen ini akan dibatasi.
Peacegen Contact and Address
(Kontak dan Alamat Penyelenggara)
Nama  : PeaceGeneration Indonesia
Email   : salam@peacegen.id
Alamat : Jl. Cijagra No. 48 – Bandung

 

b. Persyaratan Dokumen Administratif

Vendor yang ingin mengikuti bidding diharuskan untuk melengkapi dokumen-dokumen sebagai berikut:

  1. Ringkasan  Informasi Umum Perusahaan yang mencakup :
    1. Nama Vendor
    2. Nama Direktur/Ketua
    3. Nomor Badan Hukum
    4. NPWP
    5. Alamat Vendor
    6. Alamat Email
    7. Nomor Telepon
    8. Nama Penanggung Jawab Proyek
    9. Email Penanggung Jawab Proyek
    10. Nomor Telepon Penanggung Jawab Proyek
  2. Scan Surat Ijin Domisili
  3. Scan Akta Perusahaan
  4. Scan NPWP Perusahaan
  5. Scan Nomor Rekening Bank Perusahaan
  6. Scan KTP Penanggung Jawab

 

c. Persyaratan Proposal Keuangan

Subjek Deskripsi
Informasi harga  Dalam salah satu kriteria penilaian pemilihan vendor adalah penilaian harga, yang akan dilihat kesesuaiannya dengan estimasi biaya yang sudah direncanakan. Maka pentingnya informasi harga diuraikan dengan jelas per poin activity yang akan dikerjakan oleh vendor terpilih. Poin-poin yang dimaksud adalah fitur/proses pengerjaan disesuaikan dengan permintaan dari tim kami.
Tata Cara Pembayaran Pembayaran  disesuaikan dengan hasil pengerjaan/ output yang dihasilkan, maka perlu dibuatkan perencanaan tahapan pengerjaan yang nantinya akan disesuaikan dengan termin pembayaran.
Term and Condition Jika sudah menemukan kesepakatan antara kedua belah pihak akan dibuatkan kontrak kerjasama yang akan meliputi salah satunya term and condition, semisal ada perubahan atau revisi dan berpengaruh terhadap pembiayaan / harga awal kesepakatan maka perlu diberikan keterangan di dalam proposal keuangan, kondisi-kondisi seperti apa yang akan mempengaruhi pembiayaan agar bisa dikomunikasikan antar kedua belah pihak.
Negosiasi Informasi harga yang sudah diberikan akan disesuaikan kembali dengan budget yang sudah direncanakan, maka jika harga yang ditawarkan masih dapat berubah atau bisa adanya penurunan diberikan keterangan berapa persen dari harga sebagai bahan pertimbangan dari tim kami, jika saja harga yang ditawarkan melebihi dari budget maka menjadi penilaian kami dari sisi kesesuaian budget.

d. Persyaratan Proposal Teknis

Proposal teknis harus melingkupi bahasan kriteria dibawah ini:

  • Kriteria A: Kapasitas dan Kemampuan Organisasi

Vendor dapat menunjukkan kapasitas dan kemampuan dalam ruang lingkup pekerjaannya, melalui dokumen dan pengalaman-pengalaman sebelumnya yang relevan. Maka dari itu, vendor harus memenuhi persyaratan umum sebagai berikut:

  • Vendor terdaftar secara hukum di Indonesia (dokumen pendukung diperlukan) juga berdomisili di Indonesia.
  • Vendor memiliki pengalaman minimal tiga tahun dalam pengembangan platform.
  • Vendor memberikan metodologi dan mekanisme secara terperinci dan dapat mudah dimengerti.
  • Vendor dapat berkomunikasi secara aktif dalam pengembangan ide dengan beberapa tingkat fleksibilitas untuk beradaptasi sesuai dengan kebutuhan klien
  • Vendor dapat menunjukan produk-produk yang sudah atau sedang dikerjakan sebagai bukti dari pengalaman sebelumnya
  • Vendor memiliki sumber daya dan kapasitas yang mumpuni untuk dapat menyampaikan dan mengerjakan program dengan baik.

 

  • Kriteria B: Pendekatan dan Metodologi

Vendor membuktikan kapabilitas mengenai kerangka acuan, pendekatan dan metodologi proyek yang melingkupi:

Subjek Fitur/Proses/Kebutuhan/Catatan Indikator-Indikator Keluaran
Pengembangan Backend didasarkan pada Wireframe yang telah dirumuskan.
  1. Website

(Landing Page (Homepage)  Organization (list view, map view, statistic view, detail page)  Program (list view, map view, statistic view, detail page)  Event (list view, detail page)  Resources (list view, detail page)  Blog (list view, detail page)  Profile Pages (About, Contact, Terms Condition, Privacy Policy)

  1. Verified Member Dashboard (Dashboard Dashboard  Profile Setting  Event List  Verified Member Account Setting)
  2. Official Member Dashboard

(Dashboard (main statistic for Official Member) Dashboard  Organization Management  Program Management  Event Management Event Guest  Resources Management  Blog Management  Official Member Account Setting)

2. Administrator Dashboard
(Flow adminstrator dapat dilihat pada UX design/Wireframe yang telah dibuat oleh developer sebelumnya dan bisa dikembangkan dengan bootstrap yang sudah ada.

 

Tautan untuk dapat mengakses wireframe:

 

Berikut indikator-indikator keluaran yang harus terpenuhi:

  1. Backend Development yang dapat mendukung UI/UX Design/Frontend
  2. Platform dapat mengorganisir dan memfasilitasi konten-konten yang beragam dan terhubung/ dihubungkan dengan banyak organisasi.
  3. Pengguna dapat mengakses konten sesuai dengan aksesibilitas mereka (proferesi/preferensi)
  4. Konten dapat secara otomatis disesuaikan berdasarkan pilihan pengunjung.
  5. Semua sumber daya (program/event/penerima manfaat) persebaran serta datanya dapat terakses dengan tertampil dalam mode peta.
  6. Penggunaan platform dapat mudah dimengerti oleh pengguna awam (diakhir dapat menyertakan manual book/guideline)
  7. Platfrorm dapat disertai security yang aman dan mumpuni.
  8. Menjadikan platform yang dapat meberikan visualisasi data secara real time (real time visual report) dan dapat menjadikannya Data Driven Decision Making.
Integrasi Frontend ke Backend
  1. Frontend integration into Backend using Angular/Vue/React
  2. API Development (for communication with frontend
Database Development Server yang ada untuk digunakan sebagai pengelola database:

Platform: Microsoft Azure Sercer

Spesifikasi: 4vCPUs; 16 GiB Memory; 64 GiB Storage

CMS Development Vendor dapat menentukan dan memberikan rasionalisasi pemilahan CMS dari:

    1. WordPress;
    2. Drupal;
    3. Joomla; atau
    4. Laravel

*Tampilan yang menggunakan Bootsrap (airframe) direkomendasikan

Security
  1. Direkomendasikan menggunakan SSL (https) untuk dapat meningkatkan security dan mencegah man-in-the-middle (penyerangan yang dilakukan saat website berkomunikasi dengan pengguna)
  2. Direkomendasikan untuk dapat memisahkan frontend dan backend, untuk dapat menambah keamanan (frontend dan backend berada di tempat yang berbeda)
  3. Direkomendasikan untuk juga menerapkan beberapa security best practice pada CMS seperti XSS protection, CSRF protection, SQL injection dll.
Data Visualization
  1. Secara otomatis dapat terprogram untuk visualisasi data dan memberikan real time visual report.
  2. Proses penampilan chart secara real time (bisa berupa column, bar, pie, dll) yang dihasilkan dari pengolahan data yang masuk ke website KHUB.
  3. Fitur dapat disesuaikan dengan kebutuhan design charts (customizable)

 

C. Timeline Pelaksanaan Bidding

  • Bidding Advertisement: 01-25 Mei 2020
  • Open Pretender Briefing: 10-13 Mei 2020
  • Pretender Meeting: 13 Mei 2020
  • Closing Date for Proposal Submission: 25 Mei 2020
  • Shortlisting: 26 Mei 2020
  • Interview and Presentation: 27 Mei 2020
  • Contract Award: 4 Juni 2020

D. Matriks penilaian bidding

Subjek Deskripsi
Kredibilitas Organisasi (35%) Kelengkapan Dokumen

Vendor dapat menunjukan kualitas dan kredibilitasnya dalam ruang lingkup kerja, melalui kelengkapan dokumen-dokumen administrasi yang dipersyaratkan.

Kesanggupan menyelesaikan jasa pengembangan website dengan waktu yang ditentukan 

Ketepatan waktu dalam menyelesaikan website sesuai dengan kebutuhan sangatlah penting, akan sangat berpengaruh terhadap keberlangsungan program.

Responsive / Kecepatan dalam merespon

Proses bidding ini dibutuhkan waktu yang cukup singkat maka pentingnya untuk cepat dalam merespon memberikan surat penawaran karena sangat berpengaruh terhadap semua aspek untuk kami melakukan perbandingan dan pertimbangan

Kesesuaian Proposal (45%) Konsep Pengembangan Website

Kesesuaian interpretasi atas rincian spesifikasi produk dan fitur yang dibutuhkan oleh platform berlandaskan wireframe, serta dapat memberikan alternatif lain dalam proses pengembangan website.

Konsep Pembangunan Backend

Kemampuan dalam membangun sistem backend yang meliputi integrasi frontend dengan backend, perumusan CMS dan pengembangan database serta adanya jaminan keamanan.

Kesesuaian Anggaran (20%) Kesesuaian Anggaran

Anggaran haruslah sesuai dengan mata anggaran yang telah direncanakan. Maka dalam proposal keuangan perlunya kelengkapan informasi yang meliputi hal-hal yang sudah dijelaskan diatas pada poin proposal keuangan, sebagai bahan pertimbangan dan penilaian kami.

Informasi di portal lain klik disini atau email untuk pertanyaan lebih lanjut admin@peacegen.id